miércoles, 29 de abril de 2015
RELACION CON OTRAS AUDITORIAS
2.1.9 RELACIÓN CON LA AUDITORIA INTERNA
La auditoría operativa no es
diferente de la interna; es una mera aplicación de las técnicas modernas de
auditoría interna a todas las actividades de una empresa, y se caracteriza (en
ambas áreas, financiera y operativa) por el enfoque y la orientación auditora.
La auditoría operativa
lógicamente evoluciona hacia el auditor por la delegación inicial de la
responsabilidad de la protección de los intereses de la empresa. Esto se aproxima a la aplicación de técnicas
de análisis y evaluación de actividades no financieras por parte de los auditores
internos. Dado que éstos empiezan a
poder evaluar los controles de cualquier segmento de una entidad, se van
profesionalizando en le elaboración de información no financiera, basándose en
formas y métodos a los que están acostumbrados, examinando los resultados desde
el punto de vista de la dirección. Este
conocimiento puede volverse a utilizar luego en las áreas financieras
tradicionales, pudiendo así la dirección general estudiar directamente los
controles financieros, sin necesidad de hacerlo a través de los auditores.
La auditoría operacional es, por
lo tanto, una forma a través de la cual los auditores internos enfocan sus
trabajos, analizan los asuntos de su competencia y consideran los
resultados. Para ello deben adoptar las
técnicas y enfoques desde la perspectiva de un director.
2.2.0 CONTRASTE CON LA AUDITORIA FINANCIERA
El modelo clásico de auditoría
financiera se interesa principalmente en la verificación de los estados
financieros. Trata de la veracidad de
ciertas cuentas, pues está restringida a los controles contables. Se practica mayormente en las áreas
financieras de la empresa. Se interesa
esencialmente en el historial de la información financiera.
En cambio, la operativa se
interesa en los controles operativos (administrativos). Puede aplicarse a todas las partes de la
empresa. Es igual para las áreas
financieras que para las que no lo son.
Interpreta tanto los usos operativos como la información financiera. Analiza el historial de la información como
medio para encontrar caminos que conduzcan a mejorar las operaciones futuras
del negocio.
2.2.1 EL AUDITOR DE
OPERACIONES
Las cualidades, atributos,
responsabilidades y estatus del auditor interno de operaciones son algo similar
a las del auditor financiero tradicional, pero más orientados hacia la
perspectiva de dirección. Esencialmente,
son los siguientes:
2.2.1.1 Cualificaciones
En la auditoría de operaciones
puede ser deseable un historial contable, pero no indispensable. Muchas organizaciones de auditoría incluyen
en sus nóminas a personal cuya experiencia anterior está basada en
especializaciones en el campo de la industria, ingeniería y análisis de
sistemas. La habilidad del auditor para
acumular, poner en orden y analizar información de naturaleza operativa es tan
importante en las auditorías operativas como en las financieras.
Más importante es el conocimiento
expreso del auditor sobre la evaluación del control. A través del conocimiento y de la
familiaridad con el control interno, el auditor puede sentirse como en su casa
en cualquier área operativa de la empresa.
Esta familiaridad dependerá del buen conocimiento que tenga de ella, de
la relación entre las distintas actividades dentro de la empresa, del flujo del
trabajo y del personal que lo realiza.
Probablemente
la más importante cualificación de un auditor es la habilidad para pensar como
un director. Después de reunir y analizar la
información, debe sopesar los resultados como si fuese un director y sugerir
las mejoras. Sólo pensando así, podrá
ayudar verdaderamente a la dirección.
2.2.1.2 Atributos
El auditor de operaciones debe
tener curiosidad y persistencia. Debe
ser adaptable y debe tener un enfoque constructivo y mucho sentido del
negocio. Finalmente debe ser cooperados. Estos atributos se comentan a continuación.
Curiosidad.-
El
auditor de operaciones debe estar interesado y tener curiosidad por todas las
operaciones. Cuando revisa una operación
debe preguntarse: “¿Qué esta haciendo?”; “¿es necesario hacer esto?”; “¿cómo
encaja con el resto del negocio?”; “¿se estará duplicando el trabajo?”; “¿existe
algún medio mejor de hacerlo, más fácil o más barato?”.
Persistencia.-
No se
debe seguir adelante hasta que se está seguro de que se entiende la
situación. Se aplican pruebas,
verificaciones, o se comprueba de cualquier otra forma que las cosas realmente
se realizan como se ordenó o como deben hacerse.
Adaptabilidad.-
Debido a
que su trabajo lo lleva a conocer todas las áreas de la empresa, debe sentirse
cómodo en los distintos entornos. Por
ejemplo, debe ser capaz de adaptarse rápida y fácilmente a las formas y
lenguaje del departamento de producción, del de ingeniería y del de publicidad
y mejorar su habilidad de trato con todo el personal en su terreno.
Constructivo.-
No hay
que considerar los errores o deficiencias como el final de su estudio. Debe comprobar que se evitan las repeticiones
en lugar de enfatizar los errores.
Considerar la deficiencia como una guía de mejora para el futuro.
Sentido
del negocio.- Debe
observarlo todo desde la perspectiva del efecto sobre la eficacia y el beneficio
de la operación del negocio. Cuando
evalúa un área en particular, debe tener en mente la interface de la operación
con otras y su relación con el conjunto del negocio.
Cooperación.-
Debe
considerarse a sí mismo como un asesor del negocio, no como un rival o crítico
de aquellos con los que trata. Trabaja
con ellos, los consulta, y revisa sus recomendaciones. Su interés es mejorar la operatividad del
negocio en lugar de recibir felicitaciones por descubrir errores.
2.2.1.3 Responsabilidad
general
El auditor de operaciones tiene
la responsabilidad de ayudar tanto a la dirección operativa como a la
general. A los directores operativos
debe ofrecerles recomendaciones constructivas que apunten hacia la mejora de
las operaciones. A los generales debe
proporcionarles una descripción de lo que ve y darles una opinión sobre los
asuntos que ha revisado.
Al realizar su función, los
auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales de
auditoría en sus revisiones y evaluaciones.
Estas normas conciernen a la adecuación y claridad de ejecución de su
trabajo y a la adecuación del informe.
2.2.1.4 Responsabilidad
por políticas y procedimientos
Los auditores tienen ciertas
responsabilidades básicas hacia la dirección con respecto a las políticas, procedimientos
y otras medidas de control de dirección que se establezcan. Al revisar estas políticas y procedimientos
deberá considerarse los siguientes temas:
Coherencia.-
El
enlace de procedimientos, empezando con las declaraciones de política general y
terminando con las políticas departamentales de detalle, deben ser coherentes
consigo mismas. El auditor es
responsable de comprobar que todos los procedimientos estén bien coordinados.
Adecuación.-
Los
procedimientos deben constituirse de tal manera que puedan proporcionar una
medida del cumplimiento de los objetivos de la dirección. El auditor es responsable de determinar que
los procedimientos sean adecuados para su propósito.
Cumplimiento.-
El
trabajo realmente efectuado debe estar de acuerdo con los procedimientos
establecidos. El auditor es responsable
de medir este cumplimiento.
Efectividad.-
Deben
obtenerse los resultados deseados. El
auditor es responsable de diseñar las pruebas que indicarán si los
procedimientos son verdaderamente efectivos.
2.2.1.5 Estatus en la
organización
Es esencial que el auditor de
operaciones tenga la posibilidad de tratar de igual a igual al director de
operaciones (no como un subordinado que trata de persuadirlo de que es capaz de
ayudarle). Como regla general, la función
de auditoría se asigna organizativamente a la división financiera bajo la
directa supervisión de un alto ejecutivo (como el vicepresidente, el contralor
o el tesorero). Esta posición en la
empresa es satisfactoria, teniendo en cuenta que el ejecutivo al que la
auditoría informa tiene entrada en todos los departamentos operativos y no es
el supervisor inmediato de las operaciones contables.
Un estatus inadecuado crea
grandes problemas para lograr una acción correctiva de las deficiencias descritas en el informe de
auditoría. Si se ignoran los hallazgos
del auditor, éste no puede funcionar eficazmente.
2.2.2 LA METODOLOGIA DE
AUDITORIA OPERACIONAL Y EL PROCESO DE AUDITORIA
El método general para realizar una auditoría operacional es similar al
utilizado en auditoría financiera. Esta dado por unas normas, unas técnicas, y
unos procedimientos que se desarrollan mediante programas de trabajo. A
continuación nos referimos a la metodología, que en sentido general, se aplica
en auditoría operacional.
2.2.2.1 TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OPERACIONAL
2.2.2.1.1 Técnicas de Auditoría Operacional
Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluación de las
operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a
conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar,
computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear,
rastrear, fotografiar, grabar, filmar, método Gantt, Pert, C.P.M
En general son las mismas usadas en auditoría financiera: de
observación, interrogación, análisis, verificación, investigación y evaluación;
pero específicamente incluye algunas de uso exclusivo en auditoría operacional
como las últimas seis citadas, entre las cuales se encuentran la técnica PERT y
el CPM, utilizadas fundamentalmente junto con el conocido método GANTT, en
control interno operacional, técnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad
con el uso de paquetes computacionales. Una breve explicación de estas dos
técnicas se presenta a continuación:
PERT (Proyect Evaluation and Review
Technique). Se utiliza en operaciones, actividades o
proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos de terminación
(actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la
investigación). CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en
las cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber
cual es la combinación costo duración de cada actividad, para lograr el costo
total mínimo de las operaciones (Construcción de Obras en General).
2.2.2.1.2 Procedimientos de Auditoría Operacional
Son el conjunto de técnicas aplicables a una Operación o Actividad
determinada, para determinar si de hecho existe un problema o una situación que
afecta la eficacia, economía o eficiencia (Hallazgo de Auditoría Operacional-
HAO) y de ser así, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que
conduzcan a identificar la solución pertinente.
2.2.2.1.3Plan Para La Auditoria Operativa
Enfoque
Existen dos enfoques básicos de
auditoría operativa: 1) organización, y 2) funcional.
Con el enfoque de organización,
los auditores se ocupan de la administración de un departamento u otra unidad
de mando. Examinan, además de las
funciones o actividades dentro de una organización, la administración de la
misma. Consideran su sistema, su
personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación del personal,
sus presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la empresa, y
estudiar su forma desde numerosos ángulos.
Los auditores tenderán a gravitar
hacia los problemas de administración de éste.
Aun cuando no deben olvidar la forma en que el producto de la
organización se utiliza en otras unidades de la empresa, su interés principal
se encamina hacia la administración de una unidad única de ésta.
En contraste, en el enfoque
funcional los auditores se ocupan del seguimiento de una o varias actividades
desde su principio hasta su conclusión.
Referencian todas las funciones a través de las unidades implicadas en
ellas, y están menos pendientes de las actividades de administración general
dentro de las unidades que de su efecto en las funciones que revisan. Donde la función sea suficientemente
significativa, podrá ser de gran ayuda para la dirección general una visión
amplia, ya que ésta pocas veces puede hacer un seguimiento de ella a través de
la masa organizativa, mientras que el auditor normalmente sí puede.
Este enfoque tiene mucho más que
ofrecer. Una auditoría de organización
puede ser de gran ayuda para la dirección del departamento, si el auditor tiene
firmemente dominados los controles de dirección y administración. En los departamentos eficaces, obviamente
puede ser escaso el grado de asistencia necesario.
Las auditorías funcionales son
con frecuencia muy difíciles. Mientras
que la de organización ofrece un microcosmos a examinar, la financiera suele
realizar un experimento largo e indirecto.
En una gran empresa, el impacto de las funciones sobre muchas unidades y
el de éstas sobre la función puede frustrar tremendamente a quien trate de
entender los muchos aspectos del flujo del trabajo. Y esto impide la evaluación de la operación
de la función. Por este motivo, el
auditor competente que logra familiarizarse con una función en toda su
complejidad y evaluar su efectividad realiza un servicio señalado a la
dirección, debido a que seguramente casi nadie de la empresa puede alguna vez
contemplar el problema con el mismo detalle y amplitud.
Método
La auditoria de cualquier
operación, ya sea de organización o funcional, implica cuatro características
distintas:
1. Familiarización.
2. Verificación.
3. Evaluación
y recomendación.
4. Informar
de los resultados a la dirección.
Familiarización.
Para
empezar, los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la actividad,
cómo van a lograrse y cómo se determinarán los resultados.
Esto se logra por muchos
caminos. Los auditores comentarán la
actividad con el personal que la conoce.
Se ocuparán de saber cómo determina la dirección si se está funcionando
correctamente; cómo se informa de los resultados; cómo evalúa a sus empleados y
qué efecto tiene esta actividad en las restantes. Efectuarán pruebas de auditoría en el
departamento o seguirán la función hasta que tengan una idea suficientemente
clara de qué se ha realizado, cómo y por qué se ha hecho, para cumplir con los
objetivos de la empresa. Los auditores
no pueden completar su encargo de evaluar los controles a menos que conozcan lo
que está siendo controlado.
Cuando se tiene una comprensión
adecuada de los objetivos específicos, el auditor tratará de familiarizarse con
los controles que la dirección ha establecido, con el fin de comprobar que
dichos objetivos se ha alcanzado.
Inicialmente, los auditores
examinan la estructura organizativa, la ubicación de las unidades de la empresa,
su relación con las demás y la asignación de funciones y
responsabilidades. Posteriormente,
plasman las actividades significativas en diagramas de flujo o hacen un
seguimiento de los documentos seleccionados a través de los puntos clave de
control. Después revisan las políticas y
procedimientos que regulan la unidad o función examinada. Los procedimientos escritos, bien entendidos
por los empleados y razonablemente calculados para realizar los planes de la
empresa y alcanzar sus objetivos, indican una actividad bien controlada. Donde los procedimientos no están escritos,
los auditores deben determinar, basándose en entrevistas con la dirección, qué
es lo que se espera de su personal y cómo se realizan las actividades
asignadas.
Posteriormente, revisan los
registros generados o afectados por la actividad de la que se ocupan, ya que
deben conocer la función específica de los mismos, por qué son necesarios y si
están duplicados.
Finalmente preguntará qué hace la
dirección para evaluar el trabajo efectuado (qué clase de informes recibe de su
personal y cuáles somete a los niveles más altos de la gerencia).
El proceso de familiarización se
realiza durante la totalidad de la auditoría.
Es necesario al iniciarla una familiarización suficiente para preparar
el programa.
Verificación.- Mediante la realización de pruebas sobre las
transacciones, igual que en las auditorías financieras, los auditores pueden
determinar el grado real de acuerdo entre los controles, las actividades y las
descripciones escritas u orales que la dirección les ha transmitido.
La verificación requiere que los
auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones,
seleccionada preferiblemente mediante muestreo estadístico. El tamaño de ésta dependerá de su propio
criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente
razonablemente la población desde la cual se seleccionó.
Al realizar la verificación, los
auditores usualmente están interesados en tres temas: calidad, período correcto y costo. Cuando han establecido el grado en el que las
transacciones son correctas y se manejan rápida y económicamente, determinan si
se puso en práctica o no lo siguiente:
1. La
estructura organizativa y la asignación de funciones cumplen los planes de
control de la dirección del departamento.
2. Se
llevan a la práctica los procedimientos establecidos por la dirección.
3. Se
realizan las verificaciones internas establecidas.
4. Los
procedimientos prescritos y otros controles son efectivos para la coordinación
del trabajo con el realizado en los otros departamentos.
5. Los
registros operativos y los informes son completos, oportunos, fiables y
significativos.
6. Las
normas de ejecución proporcional bases efectivas para la evaluación de los
resultados operativos.
La evidencia obtenida debe
registrarse en los papeles de auditoría.
La marca de calidad del auditor profesional es el desarrollo de unos
papeles de trabajo bien estructurados, que no requieran explicaciones orales,
que sean comprensibles y creíbles.
Evaluaciones
y recomendaciones.- Para
los auditores con experiencia, la evaluación comienza al inicio de su revisión
y continúa durante la fase de familiarización.
Frecuentemente, una primera impresión de la actividad indica al auditor
si ésta está bien controlada o si, por el contrario, algo va mal. A través de la verificación esto puede
confirmarse, o las pruebas pueden revelar condiciones no detectadas durante el
estudio inicial. La evaluación final, o
la confirmación de la impresión inicial, no se tiene hasta los resultados de
tales pruebas.
Las recomendaciones deben hacerse
solamente cuando el auditor está totalmente seguro de que se comprende la
actividad, que la evaluación contiene la verdadera medida de la misma y que las
recomendaciones toma en cuenta todos los factores que afectan a la operación.
Como resultado de su examen y
evaluación, el auditor debe estar en una posición en la que pueda responder a
las siguientes preguntas:
1. ¿Operan
efectivamente los controles establecidos? Si no, ¿qué medidas constructivas
pueden recomendarse?
2. Si
existen desviaciones numerosas de las políticas y procedimientos establecidos,
¿está la razón con las políticas y procedimientos o con los otros factores?
3. ¿Están
los controles y prácticas del
departamento de acuerdo con la política de la empresa? Si no, ¿qué se recomienda?
4. ¿Ayudan
los controles establecidos a que la dirección alcance los objetivos operativos?
5. ¿Utiliza
la dirección operativa sus controles para obtener las máximas ventajas?
6. ¿Sigue
la estructura de las cuentas, registros e informes, el modelo de
responsabilidad operativa y está de acuerdo con la forma en que la dirección
analiza sus operaciones?
7. ¿Existe
la adecuada coordinación y cooperación con los otros departamentos? ¿Existen lagunas o duplicaciones de
controles?
Al hacer sus recomendaciones a la
dirección los auditores deben ver los problemas desde la perspectiva de ésta. Deben
sopesar los beneficios de las salvaguardas logradas al incrementar el control,
y compararlos con los costos en que incurrirá. Deben sopesar la extensión del riesgo contra
el volumen de pérdida potencial.
Naturalmente, existirán ocasiones
en que los auditores se encontrarán en una situación fuera del alcance de su
experiencia o entrenamiento (cuando no estén en posición para hacer sugerencias
prácticas que corrijan la aparente deficiencia). Entonces deben presentar sus hallazgos a la
dirección, especificando que todos los hechos se han presentado adecuadamente y
dejando que sea ella quien determine la acción correctora que debe tomarse.
Informe.-
El informe
no debe reservarse para la conclusión del examen. Los auditores proporcionan un mejor servicio
a la gerencia y mantienen mejores relaciones con la dirección departamental
cuando comentan los hechos que han encontrado.
Los asuntos menos importantes usualmente
pueden aclararse a medida que la auditoría va progresando, y no es necesario
incluirlos en el informe formal. Será
suficiente hacer una referencia a los mismos en los papeles de trabajo,
mencionando cómo se corrigieron.
Generalmente los asuntos de mayor importancia deben comentarse con los
niveles más bajos de la dirección con capacidad para ejecutar acciones
correctoras. Cualquier informe formal
que le muestre a la gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de
que se emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto por parte de la
dirección general como de la operativa.
A pesar de que los auditores no
están obligados a ofrecer soluciones para los problemas que encuentren (la
responsabilidad de corregir los defectos corresponde a la dirección operativa),
los hallazgos de la auditoría recibirán una atención mayor si se acompañan de
sugerencias razonables y económicas.
2.2.2.1.4
Programa De Auditoria Operativa
El programa de auditoría
operativa se preparará mejor después de un estudio preliminar. El auditor experimentado generalmente rehúsa
programas estándar debido a que las operaciones y la mayoría de los sistemas
contables cambian a menudo de una auditoría a otra.
La auditoría operativa
generalmente incluye la evaluación de lo adecuado y efectivo de los controles
designados para realizar los objetivos de dirección en la organización o
función que se está revisando. Para
permitir tal evaluación, el programa debe tener dos conceptos claves: los objetivos y los controles.
El auditor normalmente prepara el
programa después de que el estudio preliminar le ha proporcionado una razonable
familiaridad con los objetivos de una actividad y con los controles necesarios
para llevarlos a cabo.
El motivo del programa es
establecer guías por las que los auditores puedan realizar los propósitos del
encargo de auditoría y obtener la evidencia necesaria que proporcione las bases
para emitir una opinión.
En algunas actividades los
auditores están lo suficientemente familiarizados con la operación como para
poder emitir una opinión sobre la efectividad de su realización. Para otras, que sobrepasen su competencia
técnica, solamente podrán emitir una opinión sobre lo adecuado y efectivo de
los controles administrativos. Por
ejemplo, en el caso de una actividad administrativa como archivar formatos, el
auditor estará cualificado para emitir una opinión sobre la efectividad de la
actividad en sí misma. Sin embargo, en
la preparación de los dibujos de ingeniería para los que se prepararon los
formatos, el auditor quizá quiera restringir su opinión sobre lo adecuado y
efectivo de los controles sobre tal actividad.
En cualquier circunstancia, el
programa de auditoría sirve mejor para sus propósitos si establece los
objetivos principales de operación determinando los controles que están, o que
deben estar, instalados, y enumera las pruebas sobre las transacciones que
deben hacerse.
A continuación se describe un
programa para una función de compras que muestra de forma general cómo están
unidos conjuntamente los objetivos de operación, los controles clave
relacionados con ellos y las pruebas sobre las transacciones.
GENESIS DE LA AUDITORIA OPERATIVA
2
AUDITORIA
OPERACIONAL
2.1.1 GENESIS DE LA AUDITORIA OPERATIVA
2.1.1.1 FUENTE
La auditoría operativa nació por
la necesidad que de ella tenía la dirección y por la habilidad del auditor
interno para satisfacer dicha necesidad.
Las empresas crecieron. El trabajo
de los directivos ejecutivos fue trasladándose desde las actividades no
financieras en las que provenían hacia sectores concretos de los registros
contables, pues necesitan estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de
los informes operativos como de los informes financieros. La fuente más real y objetiva de seguridad o
de advertencia era el auditor interno; un profesional entrenado y observador,
que era independiente de las actividades que auditaba.
El término “operaciones” como
designación de las actividades y funciones no financieras apareció en la Declaración de las
Responsabilidades de los Auditores Internos, publicada por el IIA. La declaración de 1947 decía que la auditoría
interna “se ocupaba principalmente de asuntos contables y financieros, pero que
también sería apropiado que tratara con asuntos de naturaleza operativa”
La
Declaración
de 1957 orientó este concepto hacia una auditoría más amplia exponiendo: “La auditoría interna es una actividad de
valoración independiente dentro de una organización, para la revisión de las
actividades contables, financieras, así como otras operaciones”.
La versión de 1971 adoptó el
concepto final cuando mencionó que el auditor interno simplemente es
responsable de “la revisión de operaciones como un servicio a la dirección”
2.1.1.2 TERMINOLOGIA
En materia contable se
presentan problemas de terminología, pues para calificar un mismo hecho se
utilizan expresiones diferentes de un país a otro, de un continente a otro y
con mayor significación de un idioma a otro. En el caso de la auditoría
operacional ocurre un fenómeno parecido, pero fundamentalmente originado en el
proceso de desarrollo y evolución de la auditoría, que ha ido utilizando, según
el autor o según las operaciones objeto de la evaluación, diferentes denominaciones
para calificar un mismo proceso de auditoría.
Así por ejemplo se ha
escrito sobre el control de resultados, control de eficiencia, control de
gestión, auditoría administrativa, auditoría gerencial, auditoría de
eficiencia, auditoría del resultado de programas, auditoría operativa,
auditoría del rendimiento, auditoría operativa y auditoría operacional.
De todas estas
expresiones, que pueden considerarse sinónimas, se destaca la auditoría
operativa por ser este último calificativo una palabra castiza. No obstante, la
técnica profesional ha ido imponiendo otro nombre utilizando una nueva palabra
en español: “operacional.” En nuestra opinión esta expresión si bien no es la
más castiza, es la más adecuada por cuanto que califica también una nueva
especialidad en el campo de la auditoría cuya acción recae directamente sobre
las operaciones o actividades que realizan los entes públicos o privados.
Sin embargo, es necesario
mencionar que varias de las expresiones que antecedieron al término auditoría
operacional, se han continuado utilizando para calificar campos especializados
de la auditoría operacional, como es el caso de la auditoría administrativa.
2.1.2 CONCEPTO DE AUDITORIA
OPERACIONAL
La auditoría operacional
puede definirse como el “examen y evaluación profesional de todas o una parte
de las operaciones a actividades de una entidad cualquiera, para determinar su
grado de eficacia, economía y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales
para mejorarlo”
“El término auditoría operacional se refiere a un
examen completo de una unidad de operación o de una organización completa para
evaluar sus sistemas, controles y desempeño, en la forma medida por los
objetivos de su gerencia”
2.1.3 ELEMENTOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA
2.1.3.1 Diagnóstico de Auditoría Operacional
De la anterior definición
se desprende que el desarrollo de una auditoría operacional implica
diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se examinan y
evalúan, en que medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia),
con que nivel de costo (economía) y con que grado de eficiencia.
2.1.3.2 Pronóstico de Auditoría operacional
Una vez establecido el
diagnóstico sobre la eficacia, economía y eficiencia, la auditoría operacional
permite determinar las causas de los hallazgos que estén afectando dichos
criterios y consecuencialmente, formular las recomendaciones a la gerencia
pública o a la máxima autoridad ejecutiva de la entidad, respecto a las
acciones que se deben tomar para mejorar en el futuro el logro de las metas, el
costo invertido para lograrlas y finalmente la eficiencia con que se están
realizando.
2.1.3.3
Grado de Dificultad
Durante el desarrollo de la Auditoria Operativa
existen muchas dificultades al efectuar el mismo; por ser cada examen un caso
único; cada actividad requiere una clase de explicación distinta, debido a que
para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y
necesidades que difieren; y requiere del Auditor elevado criterio, capacidad y
competencia. El Auditor Operativo debe ser por lo tanto un traductor experto
del lenguaje técnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtención
de resultados efectivos y útiles a la empresa.
Debido a que el trabajo del Auditor lo lleva a conocer
todas las áreas de una organización debe sentirse cómodo en los distintos
entornos, encontrando dificultades en la adopción rápida y fácilmente a las
formas y lenguaje de los diferentes departamentos de una organización.
2.1.3.4
Frecuencia
Una Auditoría Operativa
no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino más bien
se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo
consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada
ejercicio.
En el caso de existir
carencia de políticas o la no comprensión de las mismas y el significado de sus
directivas como elementos de control en las principales áreas de importancia,
la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento
en las áreas funcionales y de los controles operativos, así como la carencia de
controles administrativos u operativos en áreas significativas y de las
recomendaciones de adoptar y modificar tales controles, dan lugar a la
realización de una auditoría operativa.
2.1.3.5 Utilidad O Beneficio De La Auditoria Operacional
La auditoría operacional
puede entenderse y practicarse de una manera específica pero interrelacionada,
para cada uno de los tres criterios fundamentales ya explicados. Para el mayor
rendimiento de una auditoría operacional la evaluación debe efectuarse de
manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobación y análisis de la
eficacia o efectividad, para continuar con la economía y terminar comprobando y
evaluando la eficiencia. A continuación nos referiremos por separado a la
auditoría de eficacia, a la auditoría de economía y a la auditoría de
eficiencia, así como a la utilidad o beneficios que se derivan de su aplicación
o práctica.
2.1.3.5.1 Beneficios de la Auditoría Operacional
de Eficacia o Efectividad
La Auditoría Operacional de Eficacia es el examen
y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para
determinar en que medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular
recomendaciones para mejorar. En su mayor alcance, es decir cuando se practica
como base de una auditoría con un enfoque integral, la auditoría operacional de
eficacia proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso
(Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, de la manera
como el titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), ha cumplido su
gestión al administrar los programas trazados para alcanzar las metas o
resultados deseados. Al interior de la respectiva entidad pública auditada,
proporciona al titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), también
con criterio independiente, una evaluación de la manera como el desarrollo de
las operaciones o actividades se encamina o se encaminó hacia el logro de los
resultados deseados o metas propuestas y le recomienda las medidas correctivas
o de mejora.
2.1.3.5.2 Beneficios de la Auditoría Operacional
de Economía o Economicidad
La auditoría operacional
de economía es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una
entidad o empresa pública, para determinar el nivel de los recursos invertidos
y formular recomendaciones razonables para reducir los costos. Igualmente, en
su alcance mas amplio, la auditoría operacional de economía proporciona a las
autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional), una
evaluación, con criterio independiente, sobre la manera económica como el
titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Para la Gerencia Pública
o titular de la entidad le proporciona una evaluación sobre los costos
invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para
reducir costos.
2.1.3.5.3 Beneficios de la Auditoría Operacional
de Eficiencia
La auditoría operacional
de eficiencia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una
entidad para determinar la relación entre la productividad y un estándar de
desempeño y formular recomendaciones para alcanzar un nivel óptimo de
eficiencia. Esta auditoría proporciona al Gobierno y Congreso (Asamblea
Nacional) una evaluación, con criterio independiente, sobre el grado de
eficiencia obtenido por el titular de la entidad, en la administración de los
recursos para alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la
entidad una evaluación acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o
actividades y le formula recomendaciones para conducirlas hacia el nivel
óptimo.
2.1.4 IMPORTANCIA
La Auditoría Operativa
es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la
administración en general. Tiene un significado más importante para el sector
público.
La
importancia de la
Auditoría Operativa deja el olvido la imagen del auditor que
solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar los responsables
de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se
convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido
común para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la
ejecución y valorizar los resultados, obtenidos. La Auditoría Operativa
permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando
siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos.
2.1.5 OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Los objetivos de la
auditoría operacional se pueden señalar a corto y mediano plazo.
2.1.5.1 Objetivos a Corto Plazo
Diagnosticar y formular
recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la
eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos Este objetivo
se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional.
2.1.5.2 Objetivos a Mediano y Largo Plazo
Lograr la prosperidad
razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa
pública de carácter mercantil se observará en la mejora de los beneficios
económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público (sin ánimo de
lucro) en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad (valor a
cambio de dinero).
Existen otros objetivos de la
auditoria operativa que varían entre las organizaciones; pueden establecerse
por el grado de aceptación de la dirección, por el historial, por el
entrenamiento y educación de los auditores o por la filosofía fundamental de la
organización auditora.
En la misma organización los
objetivos pueden cambiar en función de cómo los auditores entiendan y se
familiaricen con las operaciones y de cómo desarrollen su competencia técnica
para tratar asuntos operativos tal y como tratan los financieros.
Los distintos objetivos (algunos
de los cuales pueden solaparse y otros excluirse mutuamente) son los
siguientes.
2.1.5.3 Evaluación de
control
Un punto de vista ampliamente
aceptado sobre la auditoría operativa es que está dirigida hacia el control en
vez de hacia el rendimiento, en el que evita la implicación técnica. Se ocupa de los controles administrativos que
se ejercen sobre todas las fases del negocio, y su propósito es determinar si
los controles establecidos son los adecuados y si están cumpliendo
efectivamente con los objetivos de la dirección y con sus planes operativos.
Los auditores examinan e informan
directamente sobre los controles implicados.
Por ejemplo, considérese un informe de producción en el que la
información que contiene es inadecuada.
El principal interés del auditor es encontrar el fallo de control que
permite la acumulación de información inapropiada. Al corregir el control, los auditores suponen
un instrumento de mejora para los informes futuros. No están tan interesados en los casos
aislados con implicaciones financieras o sobre los costos excesivos de
producción (que son el resultado de una mala decisión de la dirección, basada
en la falta de información del dictamen examinado), como en los casos
reiterativos que producen controles pobres y, por tanto, efectos negativos en
decisiones futuras.
Los partidarios de esta filosofía
de la auditoría operativa creen que el auditor no tiene responsabilidad para
evaluar la bondad con que se realiza la operación de una actividad. Al auditor le interesa estar seguro de que
los controles establecidos por el departamento o por la dirección están
operando conforme a las normas y controles establecidos, o a aquellas que en
general se acordaron como aplicables en esas operaciones.
Al concentrarse en los aspectos
de control operativo, el auditor pretende proporcionar información y seguridad
a la dirección sobre lo adecuado y efectivo de los controles, no sólo durante
el tiempo de la auditoría, sino también en el futuro, suponiendo que no habrá
un cambio significativo en el sistema de control.
Por ejemplo, en una auditoría
sobre una actividad de gestión, al auditor no le interesa si un comprador ha
adquirido un artículo en particular al costo más bajo posible, considerando los
requerimientos de calidad y envío. Su
interés principal será saber si la dirección, a través de la instalación de un
sistema de control satisfactorio, tiene la seguridad de que el comprador tomará
todas las medidas necesarias previstas para que el resultado sea una compra
satisfactoria (es decir, ofertas competitivas, un sistema de supervisión de
aprobaciones, análisis de costos y precios, etc.). Si el auditor ve que tales costos se han
establecido y están funcionando, considerará adecuados los controles. Si comprueba, a través de las pruebas
apropiadas sobre las transacciones, que los compradores siguen los
procedimientos establecidos, considerará efectivos los controles.
2.1.5.4 Evaluación de
rendimiento
Los auditores internos se han
considerado tradicionalmente auditores de los controles. Como tales, están familiarizados con los
controles sobre cualquier operación de la empresa. Los especialistas en dirección ejecutiva son
responsables del control de cualquier actividad (hasta aquellas sobre las que
quizá no tengan entrenamiento técnico o experiencia). Así también, se espera de ellos que evalúen lo
adecuado y efectivo de tales controles de dirección.
Los auditores internos de hoy en
día, sin embargo, están dirigiéndose hacia auditorías de rendimiento, las
cuales no están restringidas a la contabilidad o a funciones de oficina en las
que no son expertos por razones de conocimiento especial o historial.
La base de estas evaluaciones del
rendimiento es el desarrollo y aplicación de las normas de ejecución. Los auditores de operaciones han aprendido
que prácticamente cualquier actividad –no importa lo exótica que sea- puede
utilizarse para medir el cumplimiento.
Las Normas para la Práctica Profesional
de Auditoria Interna mantienen la responsabilidad del auditor interno para
evaluar las normas operativas. Y, cuando
no existen normas, se espera de ellos que las desarrollen.
2.1.5.5 Asistencia a la
dirección
El objetivo principal de la
auditoria operativa –auditoria orientada a la dirección- es el de ayudar a los
gerentes y directores de todos los niveles de la empresa. Es menos importante la crítica a la dirección
que la ayuda para mejorarla.
Para ayudar a los directores a
realizar su trabajo, los auditores internos deben entender las funciones de
dirección. Deben estar tan versados en
los principios de dirección como los propios directores.
El auditor orientado hacia la
dirección debe estar preparado para asistir a los directores en sus cuatro
funciones primordiales: planificación, organización, dirección y control.
2.1.5.6 Alcance de la Auditoria Operacional
El alcance de la Auditoría Operacional es
ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser
auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no, y en cada
hallazgo la auditoría operacional cubre todos los aspectos internos o externos
que lo interrelacionan.
Esta ilimitación y la
diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditoría
operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas.
Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conducción o
dirección debe confiarse o contadores públicos, por su estructuración
profesional en auditoría.
2.1.6 HALLAZGO DE AUDITORIA
OPERACIONAL
El enfoque inicial de una
auditoría operacional está dirigido hacia hallar las operaciones o actividades
inefectivas, antieconómicas o ineficientes. Encontrarlas constituye el
"Hallazgo de Auditoría Operacional" que se puede definir como la
operación o actividad que está afectada negativamente o lesionada en la
eficacia, economía o eficiencia.
2.1.7 AREA CRITICA O DEBIL
Es el área que presenta
deficiencias de control interno contable, financiero u operacional. En una área
crítica se supone que todas las operaciones o actividades que allí se realizan,
son posibles hallazgos de auditoría operacional es decir, estarán afectadas
negativamente en su efectividad o eficacia, economía y eficiencia. En caso de
que sean varias las áreas de una entidad que hayan sido identificadas como
críticas o débiles, los esfuerzos de auditoría deben orientarse hacia
las mas importantes de la organización. En general, un
razonable equipo de auditoría (integrado por cinco profesionales
altamente calificado) debería asumir máximo el examen de dos áreas críticas o
débiles, para poder evaluarlas con la profundidad requerida en un tiempo
también razonable que oscilará entre cuatro y seis meses.
2.1.8 DIFERENCIAS BASICAS
ENTRE LA
AUDITORIA TRADICIONAL Y LA AUDITORIA OPERACIONAL
La auditoría,
tradicionalmente hasta 1960 estuvo orientada fundamentalmente al examen de los
estados financieros. Con el surgimiento de la auditoría operacional como un
nuevo campo de ejercicio profesional, se denominó a la auditoría tradicional
como auditoría de estados financieros o auditoría financiera, la cual con
respecto a la auditoría operacional presenta múltiples diferencias relacionadas
con el objetivo, el alcance, la orientación, los parámetros o criterios de
medición, el método, los interesados, quienes la ejecutan, el contenido del
informe, el objetivo de la evaluación del control interno, y la historia de las
dos especialidades, entre otras. En el Cuadro Nº1 que se presenta a
continuación, se relacionan las diez diferencias mencionadas.
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