GENESIS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

2       AUDITORIA OPERACIONAL

2.1.1 GENESIS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

2.1.1.1 FUENTE

La auditoría operativa nació por la necesidad que de ella tenía la dirección y por la habilidad del auditor interno para satisfacer dicha necesidad.  Las empresas crecieron.  El trabajo de los directivos ejecutivos fue trasladándose desde las actividades no financieras en las que provenían hacia sectores concretos de los registros contables, pues necesitan estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros.  La fuente más real y objetiva de seguridad o de advertencia era el auditor interno; un profesional entrenado y observador, que era independiente de las actividades que auditaba.

El término “operaciones” como designación de las actividades y funciones no financieras apareció en la Declaración de las Responsabilidades de los Auditores Internos, publicada por el IIA.  La declaración de 1947 decía que la auditoría interna “se ocupaba principalmente de asuntos contables y financieros, pero que también sería apropiado que tratara con asuntos de naturaleza operativa”

La Declaración de 1957 orientó este concepto hacia una auditoría más amplia exponiendo:  “La auditoría interna es una actividad de valoración independiente dentro de una organización, para la revisión de las actividades contables, financieras, así como otras operaciones”.

La versión de 1971 adoptó el concepto final cuando mencionó que el auditor interno simplemente es responsable de “la revisión de operaciones como un servicio a la dirección”

2.1.1.2 TERMINOLOGIA

En materia contable se presentan problemas de terminología, pues para calificar un mismo hecho se utilizan expresiones diferentes de un país a otro, de un continente a otro y con mayor significación de un idioma a otro. En el caso de la auditoría operacional ocurre un fenómeno parecido, pero fundamentalmente originado en el proceso de desarrollo y evolución de la auditoría, que ha ido utilizando, según el autor o según las operaciones objeto de la evaluación, diferentes denominaciones para calificar un mismo proceso de auditoría.

Así por ejemplo se ha escrito sobre el control de resultados, control de eficiencia, control de gestión, auditoría administrativa, auditoría gerencial, auditoría de eficiencia, auditoría del resultado de programas, auditoría operativa, auditoría del rendimiento, auditoría operativa y auditoría operacional.

De todas estas expresiones, que pueden considerarse sinónimas, se destaca la auditoría operativa por ser este último calificativo una palabra castiza. No obstante, la técnica profesional ha ido imponiendo otro nombre utilizando una nueva palabra en español: “operacional.” En nuestra opinión esta expresión si bien no es la más castiza, es la más adecuada por cuanto que califica también una nueva especialidad en el campo de la auditoría cuya acción recae directamente sobre las operaciones o actividades que realizan los entes públicos o privados.

Sin embargo, es necesario mencionar que varias de las expresiones que antecedieron al término auditoría operacional, se han continuado utilizando para calificar campos especializados de la auditoría operacional, como es el caso de la auditoría administrativa.

2.1.2 CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL

La auditoría operacional puede definirse como el “examen y evaluación profesional de todas o una parte de las operaciones a actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia, economía y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo”

                         

“El término auditoría operacional se refiere a un examen completo de una unidad de operación o de una organización completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño, en la forma medida por los objetivos de su gerencia”

2.1.3 ELEMENTOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

2.1.3.1 Diagnóstico de Auditoría Operacional

De la anterior definición se desprende que el desarrollo de una auditoría operacional implica diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se examinan y evalúan, en que medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con que nivel de costo (economía) y con que grado de eficiencia.

2.1.3.2 Pronóstico de Auditoría operacional

Una vez establecido el diagnóstico sobre la eficacia, economía y eficiencia, la auditoría operacional permite determinar las causas de los hallazgos que estén afectando dichos criterios y consecuencialmente, formular las recomendaciones a la gerencia pública o a la máxima autoridad ejecutiva de la entidad, respecto a las acciones que se deben tomar para mejorar en el futuro el logro de las metas, el costo invertido para lograrlas y finalmente la eficiencia con que se están realizando.

2.1.3.3 Grado de Dificultad

Durante el desarrollo de la Auditoria Operativa existen muchas dificultades al efectuar el mismo; por ser cada examen un caso único; cada actividad requiere una clase de explicación distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del Auditor elevado criterio, capacidad y competencia. El Auditor Operativo debe ser por lo tanto un traductor experto del lenguaje técnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtención de resultados efectivos y útiles a la empresa.

Debido a que  el trabajo del Auditor lo lleva a conocer todas las áreas de una organización debe sentirse cómodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopción rápida y fácilmente a las formas y lenguaje de los diferentes departamentos de una organización.

2.1.3.4 Frecuencia

Una Auditoría Operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio.

En el caso de existir carencia de políticas o la no comprensión de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales áreas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las áreas funcionales y de los controles operativos, así como la carencia de controles administrativos u operativos en áreas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles, dan lugar a la realización de una auditoría operativa.

2.1.3.5 Utilidad O Beneficio De La Auditoria Operacional

La auditoría operacional puede entenderse y practicarse de una manera específica pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales ya explicados. Para el mayor rendimiento de una auditoría operacional la evaluación debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobación y análisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economía y terminar comprobando y evaluando la eficiencia. A continuación nos referiremos por separado a la auditoría de eficacia, a la auditoría de economía y a la auditoría de eficiencia, así como a la utilidad o beneficios que se derivan de su aplicación o práctica.

2.1.3.5.1 Beneficios de la Auditoría Operacional de Eficacia o Efectividad

La Auditoría Operacional de Eficacia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en que medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar. En su mayor alcance, es decir cuando se practica como base de una auditoría con un enfoque integral, la auditoría operacional de eficacia proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), ha cumplido su gestión al administrar los programas trazados para alcanzar las metas o resultados deseados. Al interior de la respectiva entidad pública auditada, proporciona al titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), también con criterio independiente, una evaluación de la manera como el desarrollo de las operaciones o actividades se encamina o se encaminó hacia el logro de los resultados deseados o metas propuestas y le recomienda las medidas correctivas o de mejora.

2.1.3.5.2 Beneficios de la Auditoría Operacional de Economía o Economicidad

La auditoría operacional de economía es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad o empresa pública, para determinar el nivel de los recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos. Igualmente, en su alcance mas amplio, la auditoría operacional de economía proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional), una evaluación, con criterio independiente, sobre la manera económica como el titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Para la Gerencia Pública o titular de la entidad le proporciona una evaluación sobre los costos invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para reducir costos.

2.1.3.5.3 Beneficios de la Auditoría Operacional de Eficiencia

La auditoría operacional de eficiencia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad para determinar la relación entre la productividad y un estándar de desempeño y formular recomendaciones para alcanzar un nivel óptimo de eficiencia. Esta auditoría proporciona al Gobierno y Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, sobre el grado de eficiencia obtenido por el titular de la entidad, en la administración de los recursos para alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la entidad una evaluación acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para conducirlas hacia el nivel óptimo.

2.1.4 IMPORTANCIA

La Auditoría Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administración en general. Tiene un significado más importante para el sector público.

La importancia de la Auditoría Operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido común para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados, obtenidos. La Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos.

2.1.5 OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar a corto y mediano plazo.

2.1.5.1 Objetivos a Corto Plazo

Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos Este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional.

2.1.5.2 Objetivos a Mediano y Largo Plazo

Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa pública de carácter mercantil se observará en la mejora de los beneficios económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero).

Existen otros objetivos de la auditoria operativa que varían entre las organizaciones; pueden establecerse por el grado de aceptación de la dirección, por el historial, por el entrenamiento y educación de los auditores o por la filosofía fundamental de la organización auditora.

En la misma organización los objetivos pueden cambiar en función de cómo los auditores entiendan y se familiaricen con las operaciones y de cómo desarrollen su competencia técnica para tratar asuntos operativos tal y como tratan los financieros.

Los distintos objetivos (algunos de los cuales pueden solaparse y otros excluirse mutuamente) son los siguientes.

2.1.5.3 Evaluación de control

Un punto de vista ampliamente aceptado sobre la auditoría operativa es que está dirigida hacia el control en vez de hacia el rendimiento, en el que evita la implicación técnica.  Se ocupa de los controles administrativos que se ejercen sobre todas las fases del negocio, y su propósito es determinar si los controles establecidos son los adecuados y si están cumpliendo efectivamente con los objetivos de la dirección y con sus planes operativos.

Los auditores examinan e informan directamente sobre los controles implicados.  Por ejemplo, considérese un informe de producción en el que la información que contiene es inadecuada.  El principal interés del auditor es encontrar el fallo de control que permite la acumulación de información inapropiada.  Al corregir el control, los auditores suponen un instrumento de mejora para los informes futuros.  No están tan interesados en los casos aislados con implicaciones financieras o sobre los costos excesivos de producción (que son el resultado de una mala decisión de la dirección, basada en la falta de información del dictamen examinado), como en los casos reiterativos que producen controles pobres y, por tanto, efectos negativos en decisiones futuras.

Los partidarios de esta filosofía de la auditoría operativa creen que el auditor no tiene responsabilidad para evaluar la bondad con que se realiza la operación de una actividad.  Al auditor le interesa estar seguro de que los controles establecidos por el departamento o por la dirección están operando conforme a las normas y controles establecidos, o a aquellas que en general se acordaron como aplicables en esas operaciones.

Al concentrarse en los aspectos de control operativo, el auditor pretende proporcionar información y seguridad a la dirección sobre lo adecuado y efectivo de los controles, no sólo durante el tiempo de la auditoría, sino también en el futuro, suponiendo que no habrá un cambio significativo en el sistema de control.

Por ejemplo, en una auditoría sobre una actividad de gestión, al auditor no le interesa si un comprador ha adquirido un artículo en particular al costo más bajo posible, considerando los requerimientos de calidad y envío.  Su interés principal será saber si la dirección, a través de la instalación de un sistema de control satisfactorio, tiene la seguridad de que el comprador tomará todas las medidas necesarias previstas para que el resultado sea una compra satisfactoria (es decir, ofertas competitivas, un sistema de supervisión de aprobaciones, análisis de costos y precios, etc.).  Si el auditor ve que tales costos se han establecido y están funcionando, considerará adecuados los controles.  Si comprueba, a través de las pruebas apropiadas sobre las transacciones, que los compradores siguen los procedimientos establecidos, considerará efectivos los controles.

2.1.5.4 Evaluación de rendimiento

Los auditores internos se han considerado tradicionalmente auditores de los controles.  Como tales, están familiarizados con los controles sobre cualquier operación de la empresa.  Los especialistas en dirección ejecutiva son responsables del control de cualquier actividad (hasta aquellas sobre las que quizá no tengan entrenamiento técnico o experiencia).  Así también, se espera de ellos que evalúen lo adecuado y efectivo de tales controles de dirección.

Los auditores internos de hoy en día, sin embargo, están dirigiéndose hacia auditorías de rendimiento, las cuales no están restringidas a la contabilidad o a funciones de oficina en las que no son expertos por razones de conocimiento especial o historial.

La base de estas evaluaciones del rendimiento es el desarrollo y aplicación de las normas de ejecución.  Los auditores de operaciones han aprendido que prácticamente cualquier actividad –no importa lo exótica que sea- puede utilizarse para medir el cumplimiento.  Las Normas para la Práctica Profesional de Auditoria Interna mantienen la responsabilidad del auditor interno para evaluar las normas operativas.  Y, cuando no existen normas, se espera de ellos que las desarrollen.

2.1.5.5 Asistencia a la dirección

El objetivo principal de la auditoria operativa –auditoria orientada a la dirección- es el de ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa.  Es menos importante la crítica a la dirección que la ayuda para mejorarla.

Para ayudar a los directores a realizar su trabajo, los auditores internos deben entender las funciones de dirección.  Deben estar tan versados en los principios de dirección como los propios directores. 

El auditor orientado hacia la dirección debe estar preparado para asistir a los directores en sus cuatro funciones primordiales: planificación, organización, dirección y control.

2.1.5.6 Alcance de la Auditoria Operacional

El alcance de la Auditoría Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.

Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conducción o dirección debe confiarse o contadores públicos, por su estructuración profesional en auditoría.

2.1.6 HALLAZGO DE AUDITORIA OPERACIONAL

El enfoque inicial de una auditoría operacional está dirigido hacia hallar las operaciones o actividades inefectivas, antieconómicas o ineficientes. Encontrarlas constituye el "Hallazgo de Auditoría Operacional" que se puede definir como la operación o actividad que está afectada negativamente o lesionada en la eficacia, economía o eficiencia.

2.1.7 AREA CRITICA O DEBIL

Es el área que presenta deficiencias de control interno contable, financiero u operacional. En una área crítica se supone que todas las operaciones o actividades que allí se realizan, son posibles hallazgos de auditoría operacional es decir, estarán afectadas negativamente en su efectividad o eficacia, economía y eficiencia. En caso de que sean varias las áreas de una entidad que hayan sido identificadas como críticas o débiles, los esfuerzos de auditoría deben orientarse hacia las mas importantes de la organización. En general, un razonable equipo de auditoría (integrado por cinco profesionales altamente calificado) debería asumir máximo el examen de dos áreas críticas o débiles, para poder evaluarlas con la profundidad requerida en un tiempo también razonable que oscilará entre cuatro y seis meses.

2.1.8 DIFERENCIAS BASICAS ENTRE LA AUDITORIA TRADICIONAL Y LA AUDITORIA OPERACIONAL

La auditoría, tradicionalmente hasta 1960 estuvo orientada fundamentalmente al examen de los estados financieros. Con el surgimiento de la auditoría operacional como un nuevo campo de ejercicio profesional, se denominó a la auditoría tradicional como auditoría de estados financieros o auditoría financiera, la cual con respecto a la auditoría operacional presenta múltiples diferencias relacionadas con el objetivo, el alcance, la orientación, los parámetros o criterios de medición, el método, los interesados, quienes la ejecutan, el contenido del informe, el objetivo de la evaluación del control interno, y la historia de las dos especialidades, entre otras. En el Cuadro Nº1 que se presenta a continuación, se relacionan las diez diferencias mencionadas.