2.1.9 RELACIÓN CON LA AUDITORIA INTERNA
La auditoría operativa no es
diferente de la interna; es una mera aplicación de las técnicas modernas de
auditoría interna a todas las actividades de una empresa, y se caracteriza (en
ambas áreas, financiera y operativa) por el enfoque y la orientación auditora.
La auditoría operativa
lógicamente evoluciona hacia el auditor por la delegación inicial de la
responsabilidad de la protección de los intereses de la empresa. Esto se aproxima a la aplicación de técnicas
de análisis y evaluación de actividades no financieras por parte de los auditores
internos. Dado que éstos empiezan a
poder evaluar los controles de cualquier segmento de una entidad, se van
profesionalizando en le elaboración de información no financiera, basándose en
formas y métodos a los que están acostumbrados, examinando los resultados desde
el punto de vista de la dirección. Este
conocimiento puede volverse a utilizar luego en las áreas financieras
tradicionales, pudiendo así la dirección general estudiar directamente los
controles financieros, sin necesidad de hacerlo a través de los auditores.
La auditoría operacional es, por
lo tanto, una forma a través de la cual los auditores internos enfocan sus
trabajos, analizan los asuntos de su competencia y consideran los
resultados. Para ello deben adoptar las
técnicas y enfoques desde la perspectiva de un director.
2.2.0 CONTRASTE CON LA AUDITORIA FINANCIERA
El modelo clásico de auditoría
financiera se interesa principalmente en la verificación de los estados
financieros. Trata de la veracidad de
ciertas cuentas, pues está restringida a los controles contables. Se practica mayormente en las áreas
financieras de la empresa. Se interesa
esencialmente en el historial de la información financiera.
En cambio, la operativa se
interesa en los controles operativos (administrativos). Puede aplicarse a todas las partes de la
empresa. Es igual para las áreas
financieras que para las que no lo son.
Interpreta tanto los usos operativos como la información financiera. Analiza el historial de la información como
medio para encontrar caminos que conduzcan a mejorar las operaciones futuras
del negocio.
2.2.1 EL AUDITOR DE
OPERACIONES
Las cualidades, atributos,
responsabilidades y estatus del auditor interno de operaciones son algo similar
a las del auditor financiero tradicional, pero más orientados hacia la
perspectiva de dirección. Esencialmente,
son los siguientes:
2.2.1.1 Cualificaciones
En la auditoría de operaciones
puede ser deseable un historial contable, pero no indispensable. Muchas organizaciones de auditoría incluyen
en sus nóminas a personal cuya experiencia anterior está basada en
especializaciones en el campo de la industria, ingeniería y análisis de
sistemas. La habilidad del auditor para
acumular, poner en orden y analizar información de naturaleza operativa es tan
importante en las auditorías operativas como en las financieras.
Más importante es el conocimiento
expreso del auditor sobre la evaluación del control. A través del conocimiento y de la
familiaridad con el control interno, el auditor puede sentirse como en su casa
en cualquier área operativa de la empresa.
Esta familiaridad dependerá del buen conocimiento que tenga de ella, de
la relación entre las distintas actividades dentro de la empresa, del flujo del
trabajo y del personal que lo realiza.
Probablemente
la más importante cualificación de un auditor es la habilidad para pensar como
un director. Después de reunir y analizar la
información, debe sopesar los resultados como si fuese un director y sugerir
las mejoras. Sólo pensando así, podrá
ayudar verdaderamente a la dirección.
2.2.1.2 Atributos
El auditor de operaciones debe
tener curiosidad y persistencia. Debe
ser adaptable y debe tener un enfoque constructivo y mucho sentido del
negocio. Finalmente debe ser cooperados. Estos atributos se comentan a continuación.
Curiosidad.-
El
auditor de operaciones debe estar interesado y tener curiosidad por todas las
operaciones. Cuando revisa una operación
debe preguntarse: “¿Qué esta haciendo?”; “¿es necesario hacer esto?”; “¿cómo
encaja con el resto del negocio?”; “¿se estará duplicando el trabajo?”; “¿existe
algún medio mejor de hacerlo, más fácil o más barato?”.
Persistencia.-
No se
debe seguir adelante hasta que se está seguro de que se entiende la
situación. Se aplican pruebas,
verificaciones, o se comprueba de cualquier otra forma que las cosas realmente
se realizan como se ordenó o como deben hacerse.
Adaptabilidad.-
Debido a
que su trabajo lo lleva a conocer todas las áreas de la empresa, debe sentirse
cómodo en los distintos entornos. Por
ejemplo, debe ser capaz de adaptarse rápida y fácilmente a las formas y
lenguaje del departamento de producción, del de ingeniería y del de publicidad
y mejorar su habilidad de trato con todo el personal en su terreno.
Constructivo.-
No hay
que considerar los errores o deficiencias como el final de su estudio. Debe comprobar que se evitan las repeticiones
en lugar de enfatizar los errores.
Considerar la deficiencia como una guía de mejora para el futuro.
Sentido
del negocio.- Debe
observarlo todo desde la perspectiva del efecto sobre la eficacia y el beneficio
de la operación del negocio. Cuando
evalúa un área en particular, debe tener en mente la interface de la operación
con otras y su relación con el conjunto del negocio.
Cooperación.-
Debe
considerarse a sí mismo como un asesor del negocio, no como un rival o crítico
de aquellos con los que trata. Trabaja
con ellos, los consulta, y revisa sus recomendaciones. Su interés es mejorar la operatividad del
negocio en lugar de recibir felicitaciones por descubrir errores.
2.2.1.3 Responsabilidad
general
El auditor de operaciones tiene
la responsabilidad de ayudar tanto a la dirección operativa como a la
general. A los directores operativos
debe ofrecerles recomendaciones constructivas que apunten hacia la mejora de
las operaciones. A los generales debe
proporcionarles una descripción de lo que ve y darles una opinión sobre los
asuntos que ha revisado.
Al realizar su función, los
auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales de
auditoría en sus revisiones y evaluaciones.
Estas normas conciernen a la adecuación y claridad de ejecución de su
trabajo y a la adecuación del informe.
2.2.1.4 Responsabilidad
por políticas y procedimientos
Los auditores tienen ciertas
responsabilidades básicas hacia la dirección con respecto a las políticas, procedimientos
y otras medidas de control de dirección que se establezcan. Al revisar estas políticas y procedimientos
deberá considerarse los siguientes temas:
Coherencia.-
El
enlace de procedimientos, empezando con las declaraciones de política general y
terminando con las políticas departamentales de detalle, deben ser coherentes
consigo mismas. El auditor es
responsable de comprobar que todos los procedimientos estén bien coordinados.
Adecuación.-
Los
procedimientos deben constituirse de tal manera que puedan proporcionar una
medida del cumplimiento de los objetivos de la dirección. El auditor es responsable de determinar que
los procedimientos sean adecuados para su propósito.
Cumplimiento.-
El
trabajo realmente efectuado debe estar de acuerdo con los procedimientos
establecidos. El auditor es responsable
de medir este cumplimiento.
Efectividad.-
Deben
obtenerse los resultados deseados. El
auditor es responsable de diseñar las pruebas que indicarán si los
procedimientos son verdaderamente efectivos.
2.2.1.5 Estatus en la
organización
Es esencial que el auditor de
operaciones tenga la posibilidad de tratar de igual a igual al director de
operaciones (no como un subordinado que trata de persuadirlo de que es capaz de
ayudarle). Como regla general, la función
de auditoría se asigna organizativamente a la división financiera bajo la
directa supervisión de un alto ejecutivo (como el vicepresidente, el contralor
o el tesorero). Esta posición en la
empresa es satisfactoria, teniendo en cuenta que el ejecutivo al que la
auditoría informa tiene entrada en todos los departamentos operativos y no es
el supervisor inmediato de las operaciones contables.
Un estatus inadecuado crea
grandes problemas para lograr una acción correctiva de las deficiencias descritas en el informe de
auditoría. Si se ignoran los hallazgos
del auditor, éste no puede funcionar eficazmente.
2.2.2 LA METODOLOGIA DE
AUDITORIA OPERACIONAL Y EL PROCESO DE AUDITORIA
El método general para realizar una auditoría operacional es similar al
utilizado en auditoría financiera. Esta dado por unas normas, unas técnicas, y
unos procedimientos que se desarrollan mediante programas de trabajo. A
continuación nos referimos a la metodología, que en sentido general, se aplica
en auditoría operacional.
2.2.2.1 TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OPERACIONAL
2.2.2.1.1 Técnicas de Auditoría Operacional
Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluación de las
operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a
conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar,
computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear,
rastrear, fotografiar, grabar, filmar, método Gantt, Pert, C.P.M
En general son las mismas usadas en auditoría financiera: de
observación, interrogación, análisis, verificación, investigación y evaluación;
pero específicamente incluye algunas de uso exclusivo en auditoría operacional
como las últimas seis citadas, entre las cuales se encuentran la técnica PERT y
el CPM, utilizadas fundamentalmente junto con el conocido método GANTT, en
control interno operacional, técnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad
con el uso de paquetes computacionales. Una breve explicación de estas dos
técnicas se presenta a continuación:
PERT (Proyect Evaluation and Review
Technique). Se utiliza en operaciones, actividades o
proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos de terminación
(actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la
investigación). CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en
las cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber
cual es la combinación costo duración de cada actividad, para lograr el costo
total mínimo de las operaciones (Construcción de Obras en General).
2.2.2.1.2 Procedimientos de Auditoría Operacional
Son el conjunto de técnicas aplicables a una Operación o Actividad
determinada, para determinar si de hecho existe un problema o una situación que
afecta la eficacia, economía o eficiencia (Hallazgo de Auditoría Operacional-
HAO) y de ser así, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que
conduzcan a identificar la solución pertinente.
2.2.2.1.3Plan Para La Auditoria Operativa
Enfoque
Existen dos enfoques básicos de
auditoría operativa: 1) organización, y 2) funcional.
Con el enfoque de organización,
los auditores se ocupan de la administración de un departamento u otra unidad
de mando. Examinan, además de las
funciones o actividades dentro de una organización, la administración de la
misma. Consideran su sistema, su
personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación del personal,
sus presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la empresa, y
estudiar su forma desde numerosos ángulos.
Los auditores tenderán a gravitar
hacia los problemas de administración de éste.
Aun cuando no deben olvidar la forma en que el producto de la
organización se utiliza en otras unidades de la empresa, su interés principal
se encamina hacia la administración de una unidad única de ésta.
En contraste, en el enfoque
funcional los auditores se ocupan del seguimiento de una o varias actividades
desde su principio hasta su conclusión.
Referencian todas las funciones a través de las unidades implicadas en
ellas, y están menos pendientes de las actividades de administración general
dentro de las unidades que de su efecto en las funciones que revisan. Donde la función sea suficientemente
significativa, podrá ser de gran ayuda para la dirección general una visión
amplia, ya que ésta pocas veces puede hacer un seguimiento de ella a través de
la masa organizativa, mientras que el auditor normalmente sí puede.
Este enfoque tiene mucho más que
ofrecer. Una auditoría de organización
puede ser de gran ayuda para la dirección del departamento, si el auditor tiene
firmemente dominados los controles de dirección y administración. En los departamentos eficaces, obviamente
puede ser escaso el grado de asistencia necesario.
Las auditorías funcionales son
con frecuencia muy difíciles. Mientras
que la de organización ofrece un microcosmos a examinar, la financiera suele
realizar un experimento largo e indirecto.
En una gran empresa, el impacto de las funciones sobre muchas unidades y
el de éstas sobre la función puede frustrar tremendamente a quien trate de
entender los muchos aspectos del flujo del trabajo. Y esto impide la evaluación de la operación
de la función. Por este motivo, el
auditor competente que logra familiarizarse con una función en toda su
complejidad y evaluar su efectividad realiza un servicio señalado a la
dirección, debido a que seguramente casi nadie de la empresa puede alguna vez
contemplar el problema con el mismo detalle y amplitud.
Método
La auditoria de cualquier
operación, ya sea de organización o funcional, implica cuatro características
distintas:
1. Familiarización.
2. Verificación.
3. Evaluación
y recomendación.
4. Informar
de los resultados a la dirección.
Familiarización.
Para
empezar, los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la actividad,
cómo van a lograrse y cómo se determinarán los resultados.
Esto se logra por muchos
caminos. Los auditores comentarán la
actividad con el personal que la conoce.
Se ocuparán de saber cómo determina la dirección si se está funcionando
correctamente; cómo se informa de los resultados; cómo evalúa a sus empleados y
qué efecto tiene esta actividad en las restantes. Efectuarán pruebas de auditoría en el
departamento o seguirán la función hasta que tengan una idea suficientemente
clara de qué se ha realizado, cómo y por qué se ha hecho, para cumplir con los
objetivos de la empresa. Los auditores
no pueden completar su encargo de evaluar los controles a menos que conozcan lo
que está siendo controlado.
Cuando se tiene una comprensión
adecuada de los objetivos específicos, el auditor tratará de familiarizarse con
los controles que la dirección ha establecido, con el fin de comprobar que
dichos objetivos se ha alcanzado.
Inicialmente, los auditores
examinan la estructura organizativa, la ubicación de las unidades de la empresa,
su relación con las demás y la asignación de funciones y
responsabilidades. Posteriormente,
plasman las actividades significativas en diagramas de flujo o hacen un
seguimiento de los documentos seleccionados a través de los puntos clave de
control. Después revisan las políticas y
procedimientos que regulan la unidad o función examinada. Los procedimientos escritos, bien entendidos
por los empleados y razonablemente calculados para realizar los planes de la
empresa y alcanzar sus objetivos, indican una actividad bien controlada. Donde los procedimientos no están escritos,
los auditores deben determinar, basándose en entrevistas con la dirección, qué
es lo que se espera de su personal y cómo se realizan las actividades
asignadas.
Posteriormente, revisan los
registros generados o afectados por la actividad de la que se ocupan, ya que
deben conocer la función específica de los mismos, por qué son necesarios y si
están duplicados.
Finalmente preguntará qué hace la
dirección para evaluar el trabajo efectuado (qué clase de informes recibe de su
personal y cuáles somete a los niveles más altos de la gerencia).
El proceso de familiarización se
realiza durante la totalidad de la auditoría.
Es necesario al iniciarla una familiarización suficiente para preparar
el programa.
Verificación.- Mediante la realización de pruebas sobre las
transacciones, igual que en las auditorías financieras, los auditores pueden
determinar el grado real de acuerdo entre los controles, las actividades y las
descripciones escritas u orales que la dirección les ha transmitido.
La verificación requiere que los
auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones,
seleccionada preferiblemente mediante muestreo estadístico. El tamaño de ésta dependerá de su propio
criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente
razonablemente la población desde la cual se seleccionó.
Al realizar la verificación, los
auditores usualmente están interesados en tres temas: calidad, período correcto y costo. Cuando han establecido el grado en el que las
transacciones son correctas y se manejan rápida y económicamente, determinan si
se puso en práctica o no lo siguiente:
1. La
estructura organizativa y la asignación de funciones cumplen los planes de
control de la dirección del departamento.
2. Se
llevan a la práctica los procedimientos establecidos por la dirección.
3. Se
realizan las verificaciones internas establecidas.
4. Los
procedimientos prescritos y otros controles son efectivos para la coordinación
del trabajo con el realizado en los otros departamentos.
5. Los
registros operativos y los informes son completos, oportunos, fiables y
significativos.
6. Las
normas de ejecución proporcional bases efectivas para la evaluación de los
resultados operativos.
La evidencia obtenida debe
registrarse en los papeles de auditoría.
La marca de calidad del auditor profesional es el desarrollo de unos
papeles de trabajo bien estructurados, que no requieran explicaciones orales,
que sean comprensibles y creíbles.
Evaluaciones
y recomendaciones.- Para
los auditores con experiencia, la evaluación comienza al inicio de su revisión
y continúa durante la fase de familiarización.
Frecuentemente, una primera impresión de la actividad indica al auditor
si ésta está bien controlada o si, por el contrario, algo va mal. A través de la verificación esto puede
confirmarse, o las pruebas pueden revelar condiciones no detectadas durante el
estudio inicial. La evaluación final, o
la confirmación de la impresión inicial, no se tiene hasta los resultados de
tales pruebas.
Las recomendaciones deben hacerse
solamente cuando el auditor está totalmente seguro de que se comprende la
actividad, que la evaluación contiene la verdadera medida de la misma y que las
recomendaciones toma en cuenta todos los factores que afectan a la operación.
Como resultado de su examen y
evaluación, el auditor debe estar en una posición en la que pueda responder a
las siguientes preguntas:
1. ¿Operan
efectivamente los controles establecidos? Si no, ¿qué medidas constructivas
pueden recomendarse?
2. Si
existen desviaciones numerosas de las políticas y procedimientos establecidos,
¿está la razón con las políticas y procedimientos o con los otros factores?
3. ¿Están
los controles y prácticas del
departamento de acuerdo con la política de la empresa? Si no, ¿qué se recomienda?
4. ¿Ayudan
los controles establecidos a que la dirección alcance los objetivos operativos?
5. ¿Utiliza
la dirección operativa sus controles para obtener las máximas ventajas?
6. ¿Sigue
la estructura de las cuentas, registros e informes, el modelo de
responsabilidad operativa y está de acuerdo con la forma en que la dirección
analiza sus operaciones?
7. ¿Existe
la adecuada coordinación y cooperación con los otros departamentos? ¿Existen lagunas o duplicaciones de
controles?
Al hacer sus recomendaciones a la
dirección los auditores deben ver los problemas desde la perspectiva de ésta. Deben
sopesar los beneficios de las salvaguardas logradas al incrementar el control,
y compararlos con los costos en que incurrirá. Deben sopesar la extensión del riesgo contra
el volumen de pérdida potencial.
Naturalmente, existirán ocasiones
en que los auditores se encontrarán en una situación fuera del alcance de su
experiencia o entrenamiento (cuando no estén en posición para hacer sugerencias
prácticas que corrijan la aparente deficiencia). Entonces deben presentar sus hallazgos a la
dirección, especificando que todos los hechos se han presentado adecuadamente y
dejando que sea ella quien determine la acción correctora que debe tomarse.
Informe.-
El informe
no debe reservarse para la conclusión del examen. Los auditores proporcionan un mejor servicio
a la gerencia y mantienen mejores relaciones con la dirección departamental
cuando comentan los hechos que han encontrado.
Los asuntos menos importantes usualmente
pueden aclararse a medida que la auditoría va progresando, y no es necesario
incluirlos en el informe formal. Será
suficiente hacer una referencia a los mismos en los papeles de trabajo,
mencionando cómo se corrigieron.
Generalmente los asuntos de mayor importancia deben comentarse con los
niveles más bajos de la dirección con capacidad para ejecutar acciones
correctoras. Cualquier informe formal
que le muestre a la gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de
que se emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto por parte de la
dirección general como de la operativa.
A pesar de que los auditores no
están obligados a ofrecer soluciones para los problemas que encuentren (la
responsabilidad de corregir los defectos corresponde a la dirección operativa),
los hallazgos de la auditoría recibirán una atención mayor si se acompañan de
sugerencias razonables y económicas.
2.2.2.1.4
Programa De Auditoria Operativa
El programa de auditoría
operativa se preparará mejor después de un estudio preliminar. El auditor experimentado generalmente rehúsa
programas estándar debido a que las operaciones y la mayoría de los sistemas
contables cambian a menudo de una auditoría a otra.
La auditoría operativa
generalmente incluye la evaluación de lo adecuado y efectivo de los controles
designados para realizar los objetivos de dirección en la organización o
función que se está revisando. Para
permitir tal evaluación, el programa debe tener dos conceptos claves: los objetivos y los controles.
El auditor normalmente prepara el
programa después de que el estudio preliminar le ha proporcionado una razonable
familiaridad con los objetivos de una actividad y con los controles necesarios
para llevarlos a cabo.
El motivo del programa es
establecer guías por las que los auditores puedan realizar los propósitos del
encargo de auditoría y obtener la evidencia necesaria que proporcione las bases
para emitir una opinión.
En algunas actividades los
auditores están lo suficientemente familiarizados con la operación como para
poder emitir una opinión sobre la efectividad de su realización. Para otras, que sobrepasen su competencia
técnica, solamente podrán emitir una opinión sobre lo adecuado y efectivo de
los controles administrativos. Por
ejemplo, en el caso de una actividad administrativa como archivar formatos, el
auditor estará cualificado para emitir una opinión sobre la efectividad de la
actividad en sí misma. Sin embargo, en
la preparación de los dibujos de ingeniería para los que se prepararon los
formatos, el auditor quizá quiera restringir su opinión sobre lo adecuado y
efectivo de los controles sobre tal actividad.
En cualquier circunstancia, el
programa de auditoría sirve mejor para sus propósitos si establece los
objetivos principales de operación determinando los controles que están, o que
deben estar, instalados, y enumera las pruebas sobre las transacciones que
deben hacerse.
A continuación se describe un
programa para una función de compras que muestra de forma general cómo están
unidos conjuntamente los objetivos de operación, los controles clave
relacionados con ellos y las pruebas sobre las transacciones.
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